Sistema interno de información
Código ético
Código ético
Procedimiento
De acuerdo a los establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de datos de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, Clínica Londres ha implantado un sistema interno de información.
Para tramitar cualquier comunicación recibida a través del sistema interno de información (SII), se procederá de conformidad al procedimiento aquí establecido.
Para la presentación de denuncias se establece un canal interno que permite la presentación de información por medio de una aplicación electrónica y por correo postal.
El canal interno contará con un portal Web en la página de internet en el que se proporcionará al usuario información sobre la forma de presentación de comunicaciones por las vías establecidas.
Las características del canal y los principios por los que se rige su funcionamiento son:
Garantía de confidencialidad de la identidad del informante en las comunicaciones a través del canal interno y durante todo el proceso de gestión de la información.
Previsión de la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitarle información adicional.
Posibilidad de presentar comunicaciones anónimas.
Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento.
Exigencia de respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
Respeto de las disposiciones sobre protección de datos personales de acuerdo con lo previsto en la Ley.
Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser constitutivos indiciariamente de delito.
El acceso al Sistema de interno de información debe acusar recibo de la comunicación recibida en el plazo de siete días desde su recepción por la misma vía por que se recibió la comunicación.
En el caso de la aplicación informática, este acuse de recibo es automático y tiene la forma de un número de registro que sirve al informante para realizar seguimiento de trámite correspondiente y, en su caso, para recibir comunicaciones del SII o para aportar información.
Si el comunicante hubiera presentado la información de forma anónima o hubiera expresado su deseo de no ser contactado tras la presentación de la información, no habrá acuse de recibo ni comunicaciones posteriores, más allá del envío del número de registro que se remite de forma automática.
Recibida la comunicación del informante, el SII procederá a la valoración de la virtualidad de su contenido para evaluar si la información se ajusta al ámbito de la aplicación previsto en el artículo 2 de esta ley, que incluye:
Realizada la valoración, el SII resolverá inadmitir la comunicación, si no se ajusta al ámbito previsto en la Ley antes mencionado, o admitirla a trámite.
El informante podrá aportar nueva información a lo largo del procedimiento por la misma vía por la que presentó la denuncia, ya sea a través de la aplicación informática o por correo postal.
Por su parte, tras el estudio de la comunicación recibida el SII puede considerar necesario ampliar la información recibida n para poder sustentar de forma adecuada su valoración y, en su caso, su traslado a los órganos competentes.
Esta solicitud de ampliación no se producirá si el informante ha renunciado expresamente a recibir comunicaciones posteriores o si se ha remitido su comunicación de forma anónima.
Admitida a trámite la comunicación y tras su estudio, el SII finalizará el procedimiento con algunas de las siguientes acciones:
En este último caso, el SII trasladará la información y resultado del análisis realizado a la autoridad competente mediante un procedimiento que garantice la confidencialidad de la identidad del informante y de la información trasladada.
El SII dará respuesta a las actuaciones de investigación en un plazo que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió acuse de recibo, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de tres días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, podrá ampliarse hasta un máximo de tres meses más.
El SII garantiza desde el inicio del proceso la confidencialidad el interlocutor y la protección de daros de carácter personal.
El sistema no almacenará datos personales que no sean imprescindibles para el conocimiento y tratamiento de la información recibida. La aplicación informática, mediante el diseño del formulario establecido, mitiga la comunicación y registro de este tipo de datos. En el caso de comunicaciones recibidas por vía postal, el SII suprimirá los datos personales no necesarios.
El SII debe contar con un Libro de Registro de las informaciones recibidas que, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en esta ley.
El registro no será público y sólo podrán acceder a él mediante petición fundamentada de la autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial bajo la tutela de aquella.
Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las gestiones del RSI solo se conservarán durante el periodo que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la ley.
La aplicación informática eliminará los registros de forma automática tras un plazo establecido (inferior a 12 meses) tras lo cual sólo quedará la información de carácter no personal en el Libro Registro a efectos de control de actuaciones y estadísticos.
Este mismo plazo se aplicará a los datos contenidos en las comunicaciones recibidas por vía postal.
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